[本篇论文由5var5VAR论文频道为您收集整理，5VAR论文频道http://paper.5var.com将为您整理更多优秀的免费论文，谢谢您的支持]   摘要:现代办公自动化的新特点主要体现在系统具有灵活可扩展的基础构架;有强大的自定义功能;能实现量化考核并具备分析决策的能力;具有系统内部广域网应用功能和远程办公功能;能充分利用和发挥智能大厦系统的功能;具备有高速、大容量、宽带的传输网络。
关键词:办公自动化;广域网;远程办公;智能大厦
一、办公自动化概念 办公自动化(Office Automation,简称OA)是利 用先进的科学技术,不断使人的部分办公业务活动物 化于人以外的设备中,并由这些设备与办公人员构成 服务于某种目的的人机信息处理系统。其目的是尽可 能充分利用信息资源,提高生产率、工作效率和工作质 量,提高辅助决策能力,更好地实现既定目标.
    办公自动化是一门综合性的科学技术,是信息化 社会的历史产物,是在电子计算机和通信设备普遍应 用、信息业务空前繁忙的情况下产生的。办公自动化的 支持理论是行为科学、管理科学、系统科学、社会科学、 系统工程学和人机工程学等。其直接利用的工程技术 是计算机技术、通信技术和自动化技术等。今天的办公 自动化已是一个包括数据处理系统、文字处理系统、办 公事务处理系统、管理信息系统和决策支持系统在内 的综合一体化的办公自动化系统.
    目前,办公自动化在发达国家已得到迅速发展。美 国的办公自动化始于20世纪60年代初,发展很快,走 在世界的前列。我国的办公自动化起步较晚,于20世 纪70年代从国外传入, 80年代才得到真正的发展。中 央和有关部门对办公自动化十分重视。国务院电子振 兴领导小组于1985年设立了办公自动化专业领导小 组,1986年又成立了办公自动化专业的专家组,并多次 举行全国办公自动化工作的研讨会,对我国发展各类 OA设备和OA系统的功能和结构、通信网络、OA集 成和接口及应用软件等7个方面的问题进行了研究和 讨论,还请专家编写了OA设计指导书.
    在世界进入20世纪90年代后,国际上办公自动化 的发展趋势是:办公自动化设备向高性能、多功能、复 合化和系统化发展;整个办公自动化系统将向数字化、 智能化、无纸化、综合化等方面发展;采用计算机的办 公工作站将向同时能处理文字、数据、图形、图像和声 音的多功能发展;通信在办公自动化系统中的地位将 进一步增强,可以充分利用多种通信媒质的接续,建立 全球性的通信网络体系.
    二、当前办公自动化遇到的难题 随着社会经济的发展、信息技术的飞速前进,我们 迎来了前所未有的信息膨胀时代,如何利用现代信息 技术进行信息化建设,实现办公自动化,充分利用网络 信息渠道,高效率地进行信息的交流与协作,以适应时 代发展需求已成为当前一项重要工作。然而,办公自动 化的实施,受阻于以下几道难关:一是随着机构不断改 革,管理流程不断优化,办公自动化系统如何才能适应 经常性的需求变化?二是业务系统多,各种业务系统开 发工具和所依赖的平台不一样,软件开发商也各有不 同,如何才能将这些系统有机地结合在一起,建立一个 统一、完整的系统?三是信息量多,传输速率低,造成 阻塞,出现“瓶颈”现象,如何解决大容量高速率信息 的传输问题? 同样,办公自动化在国内的提出与应用,已有十几 年的历史,但与广泛应用,与无纸化办公、远程办公这 个目标还有相当远的距离。以前,受办公自动化开发技 术的限制,大部分办公自动化系统都是根据用户特定需 求专门开发的,当用户的需求发生变化时,系统就得根 据这些变化对相应的源代码进行修改,才能继续运行.
    而系统的修改,往往会带出新的毛病,留下隐患,使程 序的结构趋向混乱,以至于改到最后,大家都不知道系 统是否能经受得起再次的改动。因此,办公自动化系统 难以适应机关单位的办公业务流程、机构设置、管理模 式等办公需求的变化,这是以往办公自动化推广中的主 要难题。这就是为什么在我国,从20世纪90年代开始, 在全国各企事业单位以及各级国家机关,办公自动化建 设工作已经开展了多年,但发展却很缓慢的主要原因.
    三、新一代办公自动化必须具有的特点 当今,可以说,办公自动化是采用先进技术借助计 算机网络对传统办公的模拟和改造。在信息浪潮变革 生产方式的新世纪,信息化、网络化、全球化特征对办 公自动化的要求已不仅限于事务性活动和管理性活动 的应用,而且已上升至分析决策性活动,要求着重于办 公信息的共享、交换、组织、传递和监控的实现,协同 集文字、数据、声音、图像等多种信息为一体,公文管 理、档案管理、日常办公服务、数据决策分析系统等各 业务系统为一体的统一的数字中枢神经系统。这样的 一个数字中枢神经系统必须具备如下特点: 1.必须有灵活可扩展的基础构架。这首先是由各 企事业单位以及各级国家机关的机构和结构层次来决 定的。办公自动化系统是一个系统化的建设工程,真正 要发挥网络经济时代办公自动化的优势,就需要在各 个应用层面上有良好的基础构架,将单位的各种业务 应用数据以及行政管理事务的数据通过各个信息点主 动采集信息并共享出来。同时,从组织机构的级别看, 不同级别层面的办公自动化需求和实现的方式会有一 定程度的区别。分布在不同层次上需求的应用需要很 好地统一在一起,形成科学、可量化分析的应用数据, 起着决定基础构架平台的重要作用.
    另外,从单位内部应用的信息考虑,有大量的现成 的或即将构建的业务数据库结构化、可分析信息,还有 大量的提供给管理分析作为参考的资料文件等非结构 化数据,这两类数据又在系统运行的过程中相互转换, 并产生新的数据,这些就构成了单位的虚拟数字化信 息中心。这一切也需要基础构架上提供灵活、可扩展、 可交换的基础数据平台.
    2.必须有很高的灵活性和强大的自定义功能。这 也是由单位的组织结构决定的。单位上一级的领导和 监管机构,其办公应用功能较大程度上集中在分析、统 筹和决策方面;基层单位作为直接的业务处理机构,其 职能活动更注重于各种业务的处理,同时接受上一级 的监管和统筹规划,其办公自动化建设重点在以收发 文为主的公文管理与众多业务系统的结合。越是上一 级单位,越是强调管理职能,越是基层单位,越是强调 业务处理能力。不同级别不同重点的业务需求、上下级 之间复杂的公文方式要求办公自动化必须具备高灵活 性。其次,单位为了在市场竞争中不断提高竞争力,也 就需要不断进行业务流程的重组,这种机构改革、系统 管理优化的需求,也要求办公自动化建设必须能适应 日后经常性的需求变化,具备灵活的自定义功能.
    3.必须能实现各业务系统间信息的传递与交流.
    如前所述,各单位的业务系统较多,而各业务系统的软 件开发商可能不尽相同,开发工具和所依赖的平台也 可能不一样,要建立一个数字中枢神经系统,就要将这 些业务系统和公文管理、档案管理等办公系统有机地 结合在一起,建立一个整体上相当于人的神经系统的 数字系统,既能有效地实现公文与业务系统信息的传 递与交流,实现公文与业务系统信息的自动归档,又能 迅速感知协同的工作环境,根据不同的变化及时做出 调整反应,为主管领导决策提供数据基础和事实依据.
    4.必须符合规范标准,并能提供开放数据接口的档 案管理系统。文档一体化的概念伴随着计算机技术的发 展而提出,并伴随着办公自动化技术成熟而得以实现.
    应用单位在日常办公中产生大量有保存价值的重要文 件和信息,需要有一套既符合规范标准,又能够实现不 同业务系统信息归档的档案管理系统。符合规范标准的 档案管理系统,既有利于单位档案的科学管理,又方便 系统上下级之间、机关与档案馆之间档案的接收与移 交。实现不同业务系统间的信息归档,这就要求档案管 理系统必须能够跨越数据库平台,并能提供开放的数据 接口接纳不同数据库平台中的有价值信息.
    5.必须能实现量化考核,并具备分析决策的功能.
    20世纪六、七十年代,生产力的发展带来信息量的剧增, 正是在这样的历史背景下人们提出办公自动化的概念.
    21世

[1] [2]  下一页