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关键词:电子政务;办公自动化;工作流;协同工作
Abstract:The text elaborates the relationship between the electronic government administration and the office automation and recounts briefly the demands of function and the steps to carry out about the building of office automation systems.
Key words:E-government;auto-office;Work Flow;teamwork

0引言 全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式,当 前的通信网正向着智能化、宽带化、个人化的方向发展,Internet技 术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带 来了深刻的影响,回顾我国政务信息化的进程,大致可分为三个阶 段:(1)以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段,计算 机应用提高了个人工作效率。(2)基于关系型数据库技术,以C/S 体系结构应用为特征阶段,这一阶段基本实现了部门级的数据处 理、公文处理等的自动化。(3)基于符合Internet/Intranet技术标准 的平台应用阶段,这一阶段,不仅在技术上有了很大进步,而且应 用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部,乃至跨部 委跨系统.778论文在线www.qiqi8.cn
    在Internet应用方面,政府部门已陆续建立了自己的Web服 务器和网站,有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关 单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺,电子政务并未在真 正意义上得以实现,相反,不少政府站点在规划建设、管理维护以 及安全性方面还停留在较低的水平上,各级政府部门还有待建立 和完善从页面制作、审批、更新,流程管理,应用开发,安全性保 证,与后台应用系统(如OA和业务系统)集成的以及客互支持的 一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台.
    电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关,又在应用侧 重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异,总的来说,前 者在用户的范畴上包含后者,电子政务是更广义上的政府办公自 动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”.
    1实施原则 实用性原则;先进性及成熟性原则;可靠性原则;开放性及安 全性原则;标准化原则;可扩充性原则;可维护性、可管理性原则; 节约性原则.
    2实施步骤 第一,在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛 等),工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作.
    第二,在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高,基 本建立起网上协同办公的意识之后,考虑在办公网络内进行一些 日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息 采集审批与查询,以及各部门的日常业务等。在这一阶段,基本实 现组织内部办公自动化.
    第三,在Internet上建立公用网站,进行信息采集、发布,部门 间公文交换乃至简单的电子贸易等,将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时,基本实现电子政务.
    在以上过程中,网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十 分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统,在某种程 度上决定着政府部门信息化建设的成败.
    一般来说,政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事 务管理(尤其以领导办公)为核心,同时提供信息通讯与服务等重 要功能,因此,典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、 政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、 领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用,另外鉴于Internet 在日常办公中占有日益重要的地位,办公自动化系统应该与留有 平滑的接口.
    3办公自动化系统与Internet 3.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求 在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统,如发 文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等,可以将 电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口,每一个 用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作,而 不必经常性地来回检查不同的应用系统,办公自动化应用系统以 电子邮件作为统一入口的设计思想,可以大大提高系统用户的友 好性和易用性,减少培训的工作量.
    3.2处理大量的复合文档型的数据信息 办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传 真等形式出现,因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这 些区别于传统数据类型的信息,就是“非结构化数据”、“复合文档 数据”或“对象数据”.
    一般认为,关系数据库系统(如Oracle、DB/2、SQL Server、Fox- pro等)适合传统数据类型(结构化信息)的表示和存储,但是对复 合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因 此,“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域,其 目标就是针对新出现的需求,高效率地表达和存储管理“复合文 档数据”。当然,传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经 常不可或缺的.
    办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求,必须以 文档数据库为核心建立,同时选择性地结合关系数据库.
    3.3包含大量的工作流应用 所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所 有工作与工作转交(交互)过程。办公自动化应用系统的大多数应 用如公文审批、各类申请等。每一项工作以流程的形式,由发起者 (如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库).778论文在线www.qiqi8.cn
    工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的,如一个工作 流的终点可能就是另一个工作流的起点,如上级部门的发文处理 过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打 破单位界限的,发生于机关与机关的相关单位之间.
    在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即:基于邮件 的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式(即“群 件模式”)的.
    从信息技术的角度出发,群件模式结合了“推”、“拉”技术,充 分发挥了不同技术的优点,克服了其缺点,是理想的办公自动化流 程处理模式,也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具.
    3.4支持协同工作和移动办公 在日常办公中,办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交 流意见,才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工 作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展,异步协作 方式如电子邮件、网络论坛等,以及同步协作方式如网络实时会 议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式,它们 打破了时间、地域的限制,使人们可以随时随地参加到协同工作 中去,大大提高了工作效率.
    所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公 手段,他可以远程拨号或登录到出差地的网络,通过电话线或广 域网络,随时可以访问到办公自动化系统;为提高工作效率和减 少费用,办公人员还可以选择“离线”工作方式,即将需要处理的信息先下载到本地便携机上,然后切断连接,“离线地”处理信息 (例如他可以在旅途中批阅公文,起草电子邮件等),工作完毕才 再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信 息。办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支 持和移动办公支持.
    3.5应有完整的安全性 安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决 条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户 侵入、权限控制、存储和传输加密,以及电子签名。这些手段必须 足够强大,难以被攻破,而且也必须足够灵活,方便使用者掌握和 利用.
    3.6能集成其他业务应用系统和Internet 随着Internet技术的普及和应用,办公自动化系统作为Intranet的 重要应用必须能够与Internet相连接,包括电子邮件、Web发布 等,这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位,而且还 可以进一步提供网络服务,实现电子商务与参与电子社区.
    事实上,从用户使用角度出发,“数据存

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