[本篇论文由5var5VAR论文频道为您收集整理，5VAR论文频道http://paper.5var.com将为您整理更多优秀的免费论文，谢谢您的支持]    摘要:民办高校秘书工作琐碎繁杂、岗位职责界限模糊、缺少职业发展机会，秘书合理的利益诉求无法得到满足，这些问题的存在不利于民办高校行政工作的顺利开展。民办高校领导要高度重视秘书队伍建设，关注秘书心理健康，做好秘书的职业生涯规划。而秘书人员也必须认清自己的角色定位，培养角色意识，增强职业认同感，不断提高专业技能和工作绩效，使民办高校秘书工作高效有序进行。

    关键词:民办高校;秘书工作;现状;优化措施

    民办高校是指国家机构以外的社会组织或个人，利用非国家财政性经费，面向社会依法举办的高等院校。在高等教育大众化背景下，民办高校不断发展壮大，截至2009年，全国已有民办高校658所(含独立学院322所)，在校生446．14万人，其中本科生252．48万人，专科生193．66万人［1］。民办高校一般定位于教学型，培养实用性技能型人才，教育资源向教学和教师倾斜，对行政管理工作尤其是秘书工作不够重视，造成秘书人员职业化水平较低，队伍不稳定，在一定程度上削弱了民办高校的竞争力。

    因此，有必要理清民办高校秘书工作中存在的问题，寻找提高秘书工作绩效的优化措施。

    一、民办高校秘书部门的机构设置、职责分类和功能定位秘书部门是辅助领导工作的综合型办事机构。

    一般公办高校按“校—院—系”设立三级秘书部门，而民办高校不是综合性大学，在高校类型上属于专科或本科学院，一般不设二级学院，同时为了节约办学成本，只设“院—系”两级秘书部门，院一级设置党委办公室、学院办公室或院长办公室，系一级设置系办公室。有的民办高校进一步精简机构，缩编人员，实行党政(党办、院办)合署办公，“两办”或“综办”实际上是“两块牌子，一套人马”。虽然不同层级秘书分工或有不同，但都具有辅助性、综合性和服务性的特点。根据工作职责分类，院级秘书可分为文字秘书、机要秘书和行政秘书三类。“文字秘书是指以文字工作为主的秘书，负责起草、复核以学校(院)名义发出的公文、调查研究、报送信息等工作。

    机要秘书负责学校机要通信和上级党政文件的处理和保密管理工作。行政秘书负责对外接待、来信来访及领导生活服务。”［2］系级秘书一般是教学秘书。

    在编制上，民办高校秘书归入行政类;在实践中，由于民办高校员工流失率较高，秘书人员变动大，在人员缺位的情况下，往往一人兼任文字秘书、机要秘书或行政秘书，造成工作繁杂、岗位职责不清、心理压力大等问题。而教学秘书也是教学、行政工作兼顾，这是不符合秘书职业化进程和专业化要求的。从功能定位上看，民办高校秘书部门应从任务执行机构转变为智囊参谋机构，从行政管理机构转变为教学服务机构。

    二、民办高校秘书工作现状和问题(一)民办高校秘书工作琐碎繁杂，岗位职责界限模糊随着高校扩招，民办高校的办学规模不断扩大，功能也相应增加，但由于办学资金主要来源于学费收入，在加大教学投入时也必然不断压缩秘书人员编制。秘书不仅要进行公文处理、信息调研、档案管理、对外接待、来信来访、会务值班、印信管理、保密92工作、督办检查等日常性工作，还要处理大量偶发和突发的临时性工作。秘书每天要应付琐碎繁杂的具体事务，岗位职责却没有一个明确清晰的定位，也没有具体的职位说明书，秘书往往承担了大量本不应由秘书承担的工作任务，但工作业绩却得不到充分肯定，事业成就感低。

    (二)领导对秘书工作不够重视，秘书的合理诉求无法得到满足民办高校整体社会声望不高，为提高知名度，保证生源，民办高校领导把主要精力放在招生、教学、就业等环节，重视师资队伍建设，却对行政工作包括秘书工作不够重视，往往认为秘书不过是跑跑腿、扫扫地、打打电话，谁都能做，综合素质不必要求太高。

    因此，常常把那些不能胜任教学和科研工作的教师转岗去做秘书，在招聘秘书人员时也降低薪资标准和专业要求。

    (三)学历较高，但专业化水平和整体素质偏低民办高校在秘书岗位实行岗位聘任制，学历水平普遍较高。但大多数秘书没有接受过正规的秘书专业教育，对秘书工作的职业规范、职责权限、工作程序不甚明晰，缺乏秘书的专业理论知识和实际操作技能，不能有效完成秘书岗位应承担的职责，无法达到预期的工作目标。此外，由于秘书工作繁忙，缺少秘书职业培训，专业化水平和整体素质偏低，业务方面凭经验工作，只关注日常事务性工作，忽视了对参谋辅助、信息调研、组织协调、督促检查等职责的有效履行，尤其缺少能文善谋的通才型秘书和智能型秘书。

    (四)缺少职业发展机会，秘书队伍不稳定相对于教师和科研人员，秘书在福利待遇上处在行政最低层，在职务上缺少晋升机会，在职称评聘上没有相应的职称系列可以评聘，缺少职业发展机会。因此容易对秘书职业产生厌倦情绪，或努力转岗当教师，或考公务员，或考研深造，或转行经商，使秘书队伍不断流失。而民办高校管理者对秘书人员只使用不培养的短期行为，也使秘书看不到自己的事业前景，容易丧失职业信心，即使仍在秘书岗位，也是消极应付。

    (五)人事管理政策导向存在偏差，导致秘书的不公平感在职称评定方面，民办高校片面强调高学历和科研成果，这对秘书来说是不公平的。因为秘书忙于行政事务，缺少时间和精力进行学历提升和科学研究，很难出科研成果，导致职称评定困难重重。由于秘书长期从事幕后工作，能力和业绩无法得到充分展示，在职务晋升方面很难获得竞争优势。因此在对秘书人员进行选拔任用、考核评定时应重点考核秘书的专业技能和工作实绩，以避免秘书的不公平感，否则秘书会把主要精力用来读学位、写文章、搞科研，一心想着转岗甚至转行而不能安心本职工作，这必然影响秘书的工作绩效，也不利于学校行政管理水平的提高。

    三、提高民办高校秘书工作绩效优化措施(一)学校高度重视，完善制度建设1．重视秘书队伍建设，建立健全规章制度秘书为领导提供全面和全程的服务，使领导从大量的事务性工作中脱身，全身心地投入到高层决策工作中。所以，学校领导要转变思想观念，要认识到秘书角色的重要性，给予秘书足够的尊重与重视。学校领导要从制度层面推动秘书队伍建设，在理论上要研究秘书学的特点和规律，在决策和行动上要及时引导秘书人员的工作动机，帮助他们在实现学校目标的同时实现个人的发展目标［3］。学校要从制度上明确秘书的任职条件、岗位职责、活动程序、办事准则、质量标准、工作职守，按制度要求选聘优秀秘书，规范秘书活动，强化目标管理，建立优胜劣汰、奖惩合理的动力机制，完善绩效考核机制，形成考核压力，考核结果要与薪酬调整、职务升降、培训机会等挂钩。

    2．调整人事政策导向，做好秘书职业规划民办高校秘书是知识型人才，注重自我价值的实现，面对知识经济的竞争，也需要不断加强学习，进行职业规划，但与之矛盾的是秘书工作事务繁杂，缺乏足够的时间和精力去脱产学习。民办高校领导应适当减轻秘书的工作压力，给秘书一定的学习时间，把对秘书的培养纳入师资培养计划，建立培训和学习机制。

    可以采取岗前培训、在岗培训、外出集中学习或在职读研究生等方式提高秘书的学历水平和专业能力。

    在人事政策上采取各种鼓励措施，在职称评定、福利津贴、攻读学位、脱产进修等方面，秘书人员与教师享受同等待遇。基于民办高校领导职位有限的现实，可以建立职员制与专业技术职务相结合的晋级制度。这样才能使秘书队伍通过上下左右的流动机制始终保持生机与活力。

    3．关注秘书心理健康，构建和谐人际关系秘书工作的中介性、政治性、封闭性对秘书人员的政治素质、业务能力和个性修养都提出了很高的要求，促使秘书人员不断进行自我完善和自我能力提升，也

[1] [2]  下一页