[本篇论文由5var5VAR论文频道为您收集整理，5VAR论文频道http://paper.5var.com将为您整理更多优秀的免费论文，谢谢您的支持]摘要：文章分析采购业务的内容、特点，论述编制存货采购业务内 部控制制度的原则，从职务分离制度、存货采购的请购单控制制度、存货 采购审批控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、货款支付控制制 度、会计稽核与对账制度阐述了采购业务内部控制制度的设计，对相应 的采购业务凭证和凭证流转程序提出了自己的观点.
    关键词：采购业务 内控制度 设计 
采购与付款业务是企业经营活动的首要环节,它与生产、销售计划 密切联系，业务发生频繁，工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的 支出或对外负债的增加，容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部 控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实 性、合理性、合法性，发现并纠正错误，防止欺诈和舞弊行为，及时准确提 供采购业务的会计信息，使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设 计采购业务的内部控制制度,就是依据企业的生产经营特点，针对采购 业务的工作特性,设计出规范整个业务流程和每个关键控制点的规定、 方法、措施等,并规范执行,严格监督.
    一、采购业务内部控制制度的设计原则 设计采购业务内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制 宜”，灵活兼顾.
    1.相互牵制原则。一项完整的采购业务，如果是经过两个以上的有 相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小.
    就具体内控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面 的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立 的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向关 系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环 节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统 中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同（纵向牵制）进行采购， 而采购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。因而只 有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低 程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正.
    2.成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角 度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就 越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本就越高.
    因此，在设计采购业务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产 出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期效 益科学设立，力争以最小的控制成本取得最大的控制效果.
    3.岗位责任原则。采购业务内部控制的设立是与企业的管理模式紧 密联系的，企业按照其推行的管理模式设立工作岗位，并赋予其责、权、 利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗 位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗 位的分离等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对 和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为.
    4.协调配合原则。设计采购业务内部控制制度要有利于各部门之 间、人员之间相互配合、协调同步、紧密衔接，避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法，导致不必要的扯皮和脱节现象。为此，必须做到既相互 牵制，又相互协调，保证经营管理活动连续、有效地进行.
    二、采购业务内部控制制度的设计 设计采购业务内部控制制度首先应了解采购业务不相容岗位，确保 设计的内控制度得到有效运行。采购业务不相容岗位至少包括：请购与 审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验 收与相关会计记录；付款审批与付款款执行。考虑这些不相容岗位，采购 业务的内部控制制度应包括以下几个方面： 1.职务分离制度。采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、 审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货和入账等。在 这些业务中需要进行职务分离的主要有：（1）生产或销售部门根据生产 使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种和数量，仓储部门依据提 供的需采购物资品种、数量及现有库存量，制定采购计划，报预算管理部 门审批，然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询 价。（2）由生产或销售部门、采购部门、财务部门和法律部门、经营管理部 门共同组织招标投标来选择供应商，并会同供货单位签订采购合同。（3） 物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。（4）物资的 采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。（5）采购人员应 与负责付款审批的人员相分离。（6）审核付款人员应与付款人员相分离.
    （7）记录应付账款的人员应与出纳人员相分离.
    2.请购单控制制度。在确定物资采购时，必须由物资的使用部门根 据未来一定期间的需要量，以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保 管部门“，物资需求单”有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部 门根据使用部门提供的需要量，再根据现有物资的库存量计算出请购 量，正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预 算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部 门根据资金使用情况签署执行意见，采购部门将采购计划报主管领导批 准、存档备案并办理招标订货手续.
    3.审批控制制度。根据企业生产、使用情况的实际需求，兼顾所需物 资的特性，结合现有库存情况，制定出品种、数量、交货期较高准确性的 采购计划，上报经营管理部门审批，金额较大的一类物资采购由经理办 公会审批。对于计划内的采购项目，具有请购权的部门应严格按照计划 执行进度办理请购手续；对于超计划和计划外代购项目,具有请购权的 部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人 审批，审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批.
    4.订货控制制度。经管部门提供附有供应商的价格表、质量等级、供 应量、电话、地址的市场调研报告，并定期对供应商的信誉、价格、质量进 行评估，建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地 址等供应商档案，从中筛选质量好、价格低、信誉好的供应商，由生产或 销售部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标，最终确定 供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单，并将订货 单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、 销售、收货和付款。企业对物资采购每年进行一次招投标，以增加现有供 应商的竞争意识.
    5.货物验收控制制度。企业所订购的货物运到后先入验收库由业务 部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质量检验，各类物资必须具备各种规定资证。验收合格后出具 “质量检验合格单”或在验收单上加盖“质检合格”章。如不合格查明原 因，并向主管书面报告，及时向供应商提出异议.
    验收人员根据入库通知单、验收单及所附有关质量证明书、合格证、 技术图纸、装箱单、过磅单、发货明细对货物进行数量、质量验收。验收无 误在验收单加盖“验讫”章。验收中发现数量、质量不符或数量短缺、损 坏、无质量证明和技术资料等无法验收时，及时向供应主管书面报告.
    采购人员把盖章齐全的入库单、验收单、采购合同以及发票送到财 务部门进行报账，物资会计要对所送来的单据核对、整理，无误后编制挂 账通知单.
    6.货款支付控制制度。由采购请购单、订货单和验收单共同构成的 收货业务完成后，会计部门就取得了供货方的发票、验收单和采购合同 等表示货物已经验收入库并应支付货款或应付账款已经发生的原始凭 证。这些原始凭证经过审核无误后，会计部门应该连续编号、及时、准确 记录物资的增加

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