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　　电算化方式下会计分录的编制方式与手工编制大部分是相同的，但有部分会计分录的编制与手工方式存在一定的差异，需要对以前手工编制方式进行一定的修改才能满足电算化的需要。例如：人事部李某退回差旅费800元，手工会计分录如下：

　　借：现金 　　　　　　　　　 800
　　　　贷：管理费用—差旅费 　　　800

　　手工方式下，期间费用类帐户一般是借方分析式多栏账，平时发生的各项业务登记到借方，只有到月底时从总账贷方转出，出现贷方发生额，明细账仍然用红字从借方转出。对于上面这笔业务，记账人员在记账时就会用红字（但分录金额本身是贷方蓝字）登记到“管理费用-差旅费”账户的借方，从而造成账证不一致，但不影响会计报表的编制，而会计电算化方式下仍然这样编制的话，软件在记账时会直接登记到“管理费用-差旅费”账户的贷方，这样就影响报表从“管理费用”账户的取数，因为报表取数一般是从期间费用类账户的借方取数，如果等到月底所有损益类科目结平并记账以后，这时仍然从借方取数的话，很显然就不正确了。如果在手工账和电算化并行期间，手工账仍然将此笔业务用红字记到“管理费用-差旅费”的借方，而机内账将这笔业务记到“管理费用-差旅费”账户的贷方，这样就会造成“管理费用-差旅费”手工账的借贷方发生额与机内账不一致。因此，电算化下对此类业务的处理仍然象手工那样的话，会严重影响会计报表的编制和电算化的运用效率。为了不影响报表的编制，适应电算化的会计处理的特点，会计人员要改变这类业务的处理方法，就不会出现以上问题，下面就上面的例子先介绍几种普通处理方法：

　　第一种、借贷红字法：

　　借：管理费用—差旅费 　　　 800（红字）
　　　　贷：现金           　　　　800（红字）

　　这种方法旨在将费用类平时发生的贷方发生额用借方红字编写，这与手工方式方下登记费用贷方发生额时用红字登记的方向一致。这样编制虽然满足了报表对费用的取数要求，但不能反应“现金”账户的真实业务情况，且该种做法的前提是该单位采用的记账凭证格式是通用记账凭证格式。如果该单位的记账凭证分为收、付、转三类，这笔业务本身就是是收款业务，但这张凭证填写的却是付款业务，这就让人费解。如果该单位是先做手工凭证，然后再按照电算化要求将手工凭证输入机内，手工编制仍然按照正常方式编制，电算化凭证按照上面第一种方法编制，这样就会造成手工凭证与机内凭证不一致，再说该单位实行电算化以后，出于对货币资金的重视，仍然要求出纳人员每天手工登记现金和银行存款明细账，是根据手工凭证是用蓝字登记到借方，还是根据机内凭证用红字登记到贷方呢？如果用蓝字登记到借方，就会导致现金手工账与机内账不一致，如果用红字登记到贷方，表示现金的减少，红字就更让人难以理解。因此，电算化方式下此类凭证的编制方法仍然有不妥之处。

　　第二种、借方红字法

　　用红字冲减费用支出数，用蓝字借记现金增加数，处理如下：

　　借：管理费用—差旅费  　　800
　　借：现金             　　 800

　　手工方式下这种做法虽然不符合借贷法记账原则，但可以过账。电算化方式下，有的软件为了方便客户的应用要求，可以将软件设置为会计分录只有借方或贷方，只要分录金额不为零，所有分录金额汇总为零，就可以保存和过账，这既违背了借贷记账法的记账规则，仅有借方或贷方，也违背了财政部[财会字（1994）第27号]文件《会计核算软件基本功能规范》的第十五条第四款的规定，即违背了在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：“正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予提示并拒绝执行”。

　　这种做法虽然解决了会计报表对费用的取数要求和现金的登记管理要求，但很大程度上不符合会计处理规范，因此这种做法也有欠妥之处。

　　第三种、过渡科目法

　　以上两种处理方法在一定程度上满足了会计报表的编制要求，但会计处理方式上都有欠妥和不规范之处，为了既满足会计报表的编制要求又符合会计处理规范要求，下面就用过渡法来处理，过渡科目可以任意设置，但月底必须要结平，具体处理如下：

　　①　借：现金               800
　　　　　　贷：过渡科目         800

　　②借：管理费用—差旅费   　800
       　 贷：过渡科目     　    800（红字）

　　这样处理虽能满足报表的编制和会计处理规范要求，但是如果每月此类业务较多的话，每笔业务需要分两次做，这就显得非常麻烦。

　　采用以上三种处理方法虽然解决了报表编制问题，却带来了其他一些问题。第一种方法不能反映“现金”账户业务的真实情况，虽然余额一致，但机内账不能凭借贷发生额来反映其收支情况；第二种方法不符合借贷记账法的记账原则；第三种方法需要引用过渡科目，无形中增加了工作量，平时处理时要非常细心，而且月底时要检查过渡科目是否结平，如果损益类科目都有这种情况的话，就显得烦琐。

　　以上三种方法是对费用类账户特殊业务的处理方式，下面以收入类科目为例进行说明，例如，发生销售退回业务一笔，货款10000元，税款1700，符合会计处理规范的分录编制如下：

　　借：主营业务收入—A产品             　10000
　　　　应交税金—应交增值税—销项税额     1700
　　　　贷：银行存款                        　 11700

　　会计报表对收入取数一般是取贷方发生额，如果电算化分录仍然这样做的话，就会个报表取数带来困难，为方便电算化报表取数，会计分录如果采用以上三种方法的话，对编制报表没有问题，但同样会引起其他问题，如果采用第一种方法，“银行存款”就会出现借方发生额，这又会出现象第一个例子里的“现金”业务处理问题。无论采用上面哪一种方法都会出现“主营业务收入-A产品”和“应交税金-应交增值税-销项税额”贷方发生额，这就违反了《企业会计制度（2001）》中销售退回业务的会计处理规定，规范的会计处理应该就是上面的处理。

　　从以上两个例子可以看出，为了便于报表从费用和收入类账户取数，平时发生的业务全部记入一方，这就淹没了有些业务的真实情况，纯粹是为了编制报表，不能准确的记录原始数据，如果按照会计制度规定，销售退回时会计处理应将收入和税金记入借方，这样月底或年末就可以根据借方发生额或借方累计额得出销售退回情况，原始数据可以直接取得。而为了电算化编制报表的要求，对有些业务进行了不规范处理，将费用类业务全部记入借方，收入类业务全部记入贷方，这就造成本月费用的发生和冲减，本月销售的实现和退回全部混合在一方，如果要统计销售的退回和费用的冲减情况，只有查阅机内凭证或打印出的凭证，如果是统计全年的发生额就显得麻了烦。 　上面的处理方法不是在会计处理规范方面，

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